Система мониторинга межведомственного документооборота, как объединяющая среда «Единого окна»

 

« вернуться к странице сферы

Город Уфа, как и любой другой динамично развивающийся мегаполис постепенно переходит к повышению качества услуг, предоставляемых государством и муниципалитетом. Один из способов – это реализуемая в г.Уфе система более качественного предоставления государственных услуг населению в режиме «Единого окна».

К началу 2007г. Администрация г.Уфы подошла с солидным багажом информационных систем, используемых как в самой администрации, так и в ее подразделениях. Среди большого разнообразия информационных систем можно выделить как достаточно распространенные решения: системы документооборота «Дело» (ЭОС), так и системы, разработанные специально под нужды города: «Мониторинг», «Имущество» (ЦСИ «Интегро»), «Центральный концентратор реестровых данных» (МУП «МИТЦ») и др.

Переход к режиму взаимодействия в формате «Единого окна» должен был проходить по такому сценарию, чтобы наработанный опыт и до конца не исчерпанный потенциал установленных информационных систем не пропал даром.

Для этого на совещании Координационного совета по информатизации, куда входят руководители подразделений администрации, активно использующие информатизацию в качестве рабочего инструмента, а так же представители разработчиков используемых систем, было принято решение о построение «Единого окна» на основе двух столпов: Имущественного и Административного единых окон.

В Имущественное Единое окно вошли:

  1. Комитет по управлению муниципальной собственностью администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан
  2. Главное управление архитектуры и градостроительства администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан
  3. Комитет по земельным ресурсам и землеустройству г.Уфы
  4. МУ «Земельное агентство» г.Уфы
  5. СМУ «Центр недвижимости»

Основной целью создания Имущественного Единого окна является максимальное ускорение процессов подготовки разнообразной разрешительной документации на различные действия с муниципальным нежилым фондом г.Уфы и земельными участками, находящимися в собственности города. Информационные системы учреждений выделенных в Имущественное окно, будут объединены между собой, с целью получения и обработки обобщенной и полной информации по имущественному комплексу г.Уфы, в частности по площадям нежилого фонда и земельным участкам.

В Административное единое окно вошли:

  1. Администрация городского округа город Уфа Республики Башкортостан.
  2. Администрации семи районов городского округа город Уфа Республики Башкортостан.
  3. Учреждения, объединенные в Административное Единое окно, прежде всего, осуществляют организацию и контроль выполнения муниципальных нормативно-законодательных актов. При этом они взаимодействуют как с гражданами, так и с организациями. Главным инструментом взаимодействия является письменные обращения и ответы на них. В связи с этим, основные информационные системы, используемые в учреждениях Административного окна – это системы регистрации документов.

Основной целью создания Административного окна стали: ускорение реакции (мероприятия, действия, ответ) на письменные обращения граждан и организаций в администрации городского округа и районов г.Уфа РБ, повышение исполнительской дисциплины сотрудников администраций, а также постепенный переход на электронный документооборот.

На начало 2007г. каждая из администраций уже работала с разнообразными локальными системами регистрации документов. Интеграционные возможности имеющихся систем были ограничены: они не могли обеспечить передачу даже регистрационной информации между администрациями районов и администрации городского округа. С помощью имеющегося программного обеспечения не было возможности осуществлять электронный документооборот.

Необходим был новый мощный инструмент, который бы решил как локальные задачи (регистрация, передача и хранение документов), так и глобальные цели (переход к электронному документообороту, прозрачность исполнения решений по обращениям граждан и организаций). В настоящий момент, таким инструментом призвана стать Система мониторинга межведомственного документооборота (СММД).

СММД должно объединить в себе как функции документооборота, так и функции мониторинга исполнительной дисциплины. Исполнителям на местах она даст мощный инструментарий для работы с электронными документами: генерация, совместная разработка, согласование электронного документа по фиксированному и свободному маршруту, архивное хранение, связи с другими электронными и бумажными документами. Руководство, а так же аналитические сектора и отделы городского округа и районов, получают механизмы прозрачного мониторинга и контроля, как исполнительской дисциплины конкретного исполнителя, так и статистики по всем учреждениям сразу.

СММД состоит из двух основных частей: системы электронного документооборота (на основе СЭД «Директум») и Шлюза (на основе интеграционной системы ЦКРД) для связи с внешними по отношению СММД системами.

Информационной системой обеспечивающей делопроизводство и электронный документооборот и фактически основной информационной системой Административного окна стала система электронного документооборота и управления взаимодействием «Директум». На первом этапе она объединила в себе в общей сложности 8 мест регистрации в Администрациях городского округа и районов.

Как видно из состава Административного и Имущественного окон, сфера ответственности участников Имущественного окна является лишь частью сферы ответственности участников Административного окна. В связи с этим участники Административного окна должны обладать инструментарием, позволяющим организовывать и контролировать деятельность участников Имущественного окна. Именно через Шлюз будет происходить обмен информацией между Имущественными Административными окнами. Так, например, информация о зарегистрированных документах в Имущественном окне в Административное окно будут попадать именно посредством Шлюза. Посредством Шлюза к СММД могут быть подключены как поставщики, так и потребители информации. Эта концепция позволит в дальнейшем в короткие сроки на унифицированной платформе подключать внешние источники информации для Административного и Имущественного окон, или новых участников «Единого окна».

В результате проведения работ в рамках первой очереди внедрения «Единого окна» уже до конца 2007г. в городском округе город Уфа будет развернута информационная система, которая свяжет в рамках единого делопроизводства, а в последствии и электронного документооборота, администрации городского округа и районов, учреждения Имущественного окна. Функционирование такой объединяющей среды как СММД позволит в короткие сроки наладить взаимодействие в режимах «Единого окна». Дальнейшее развитие СММД будет лежать в области развертывания полнофункционального электронного документооборота с применением электронных подписей.